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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit dem elektronischen Signaturdienst dosign.ch bearbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Stand: 31.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit dosign.ch ist:

dosign.ch
Seehaldenstrasse 28
9404 Rorschacherberg
Schweiz
E-Mail: support@dosign.ch

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website dosign.ch samt zugehörigen Subdomains sowie für den darüber angebotenen E-Signatur-Dienst. Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzrecht, insbesondere dem revidierten Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG). Soweit im Einzelfall die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf die Vertragserfüllung, unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb des Dienstes, Ihre Einwilligung sowie gesetzliche Pflichten.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Je nach Nutzung des Dienstes bearbeiten wir folgende Kategorien von Personendaten:

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Abo- und Einstellungsdaten Ihres Nutzerkontos.
  • Dokument- und Signaturdaten: von Ihnen hochgeladene Dokumente, Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner und CC-Empfänger, bei SMS-Verifikation auch die Mobilnummer und SMS-Nachweisdaten, Signaturbilder, Zeitpunkte der einzelnen Schritte, technische Nachweisdaten (kryptografische Prüfwerte/Hashes, Zeitstempel) sowie das Unterzeichnungsprotokoll (Audit-Trail) inkl. IP-Adresse und Browser-Informationen der Beteiligten.
  • Zahlungsdaten: bei kostenpflichtigen Abos die für die Abwicklung nötigen Angaben. Die eigentlichen Kreditkartendaten werden ausschliesslich durch unseren Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet; wir speichern keine vollständigen Kartendaten.
  • Kommunikationsdaten: Inhalte von Support-Anfragen und E-Mail-Korrespondenz sowie Zustell-Status unserer Systemmails.
  • Technische Log-Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp und aufgerufene Seiten, soweit dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist.

4. Zwecke der Bearbeitung

  • Bereitstellung des E-Signatur-Dienstes inkl. Versand der Signatur-Einladungen, Erinnerungen und Statusbenachrichtigungen;
  • Erstellung der Nachweisdokumentation (Unterzeichnungsprotokoll, Prüfwert, Zeitstempel) und Ermöglichung der öffentlichen Dokument-Verifikation;
  • Vertrags- und Zahlungsabwicklung, Kundenbetreuung und Support;
  • Information über Produktfunktionen im Rahmen bestehender Kundenbeziehungen (Abmeldung jederzeit möglich);
  • Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsprävention;
  • statistische Auswertung der Website-Nutzung (nur mit Ihrer Einwilligung, siehe Ziffer 6).

5. Hosting und Datenstandort

Die Website und der Dienst werden auf Servern in der Schweiz betrieben. Hochgeladene Dokumente, Signaturdaten und Protokolle werden in der Schweiz gespeichert.

5a. Optionale Google-Drive-Integration

Business-Kunden können ein Google-Konto freiwillig mit dosign.ch verbinden, um abgeschlossene Dokumente und Signaturprotokolle automatisch oder manuell in einem ausgewählten Google-Drive-Ordner abzulegen. Je nach Einstellung kann zusätzlich das Original-PDF übertragen werden. Die Integration wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Autorisierung aktiviert. Die Berechtigung drive.file beschränkt den Zugriff auf Dateien und Ordner, die Sie für die App freigeben oder die dosign erstellt; ein allgemeiner Zugriff auf Ihr gesamtes Google Drive wird nicht angefordert.

Bei aktiver, eingerichteter Verbindung können berechtigte Nutzer beim Erstellen eines Dokuments ausserdem eine PDF-Datei ausdrücklich über den Google-Dateidialog auswählen. Die gewählte Datei wird zur Vorschau in den Erstellungsablauf übernommen und beim Speichern als Kopie in dosign abgelegt. Die Originaldatei in Google Drive wird dabei nicht verändert. Temporäre serverseitige Importdateien werden nach der Übertragung entfernt.

Für diese Funktion bearbeiten wir die Kennung und E-Mail-Adresse des verbundenen Google-Kontos, verschlüsselt gespeicherte OAuth-Zugangsdaten, ausgewählte Ordner- und Dateikennungen sowie Einstellungen und Übertragungsstatus. Die gewählten Dokumente werden unverändert an Google Drive übertragen. Die Ablage und ihre Freigaben richten sich nach Ihrem Google-Konto, dem Zielordner und gegebenenfalls den Vorgaben Ihrer Google-Workspace-Organisation. Die von Ihnen veranlassten Kopien bei Google können ausserhalb der Schweiz gespeichert und verarbeitet werden.

Wir verwenden die über Google APIs erhaltenen Daten ausschliesslich für die sichtbaren Funktionen dieser Integration und ihren sicheren Betrieb, nicht für Werbung, den Verkauf von Daten oder das Training allgemeiner KI-Modelle. Die Nutzung und Weitergabe dieser Daten erfolgt gemäss der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Sie können die Verbindung in dosign trennen und den Zugriff jederzeit zusätzlich in Ihrem Google-Konto widerrufen. Beim Trennen werden die lokal gespeicherten Zugangsdaten entfernt; neue Übertragungen werden gestoppt. Bereits in Google Drive abgelegte Dateien bleiben dort bestehen und werden von Ihnen in Google Drive verwaltet und gelöscht. Bei Löschung Ihres dosign-Kontos werden die lokal zugehörigen Verbindungsdaten ebenfalls gelöscht. Bei einer Teamverbindung verwalten berechtigte Teamadministratoren die Verbindung; Dateien übernehmen die Freigaben des gewählten Zielordners.

6. Cookies und Google Analytics

dosign.ch verwendet technisch notwendige Cookies (z.B. für Sitzungen und den Schutz vor Angriffsformen wie CSRF). Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich.

Zusätzlich setzen wir – ausschliesslich mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner – Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Ltd. bzw. Google LLC (USA). Die IP-Adresse wird dabei gekürzt (anonymisiert) übertragen. Google kann die Daten in die USA übermitteln; die Übermittlung stützt sich auf anerkannte Garantien des anwendbaren Datenschutzrechts. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit verweigern oder das Banner erneut aufrufen, indem Sie die im Browser gespeicherten Cookies für dosign.ch löschen. Ohne Einwilligung wird kein Google Analytics geladen.

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Abos nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland, bzw. Stripe Inc., USA). Stripe bearbeitet Ihre Zahlungsdaten in eigener Verantwortung bzw. als Auftragsbearbeiter; dabei kann es zu Datenübermittlungen in die USA kommen, die auf anerkannten Garantien beruhen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

8. Business-Integrationen

Wenn Sie Ihr DoSign-Konto aktiv mit einer Business-Integration wie bexio, MOCO, CashCtrl oder Smallinvoice verbinden, tauschen wir mit dem jeweiligen Anbieter diejenigen Daten aus, die für die jeweilige Integration erforderlich sind (z.B. Belegdaten, PDF-Dokumente, Kontakt-/Empfängerdaten, Status-Rückmeldungen und, sofern von der Integration unterstützt, Signaturprotokolle oder signierte PDFs). OAuth-Verbindungen wie bexio oder Smallinvoice können Sie jederzeit im Dashboard trennen. Ohne aktive Verbindung findet kein Datenaustausch mit diesen Integrationen statt.

8a. SMS-Verifikation über Twilio

Wenn für eine Unterzeichnung zusätzlich ein SMS-Code verlangt wird, verwendet DoSign die vom Absender hinterlegte Mobilnummer, um den Code zuzustellen und zu prüfen. Dafür übermittelt DoSign die Mobilnummer und die für die Prüfung erforderlichen Angaben an Twilio Verify (Twilio Inc., USA). Twilio und die beteiligten Mobilfunkanbieter verarbeiten die Angaben zur Zustellung, Codeprüfung und Missbrauchsprävention. Twilio verarbeitet diese Anfragen in der US-Region. Für Auslandübermittlungen gelten die Schutzmechanismen gemäss dem Datenschutz-Zusatz von Twilio.

DoSign dokumentiert die Zustimmung zum SMS-Versand, die Versandversuche und die erfolgreiche Codeprüfung. Die vollständig bestätigte Mobilnummer steht im zugriffsgeschützten Unterzeichnungsprotokoll und Audit-Trail. Berechtigte Beteiligte können das Protokoll herunterladen. Die öffentliche Dokumentprüfung zeigt die Mobilnummer nicht an.

9. Weitergabe an Dritte

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist (z.B. an Empfänger von Signatur-Einladungen, an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister), wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Ein Verkauf von Personendaten findet nicht statt.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Personendaten so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist: Kontodaten für die Dauer des Vertragsverhältnisses, Dokumente und Unterzeichnungsprotokolle für die Dauer der Bereitstellung des Dienstes bzw. bis zur Löschung durch den Nutzer, Abrechnungsdaten gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 10 Jahre). Nach Beendigung des Kontos werden die Daten innert angemessener Frist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bitte beachten Sie, dass Unterzeichnungsprotokolle als Nachweis der Signaturvorgänge auch im Interesse der übrigen Beteiligten stehen können.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffskontrollen, restriktive Berechtigungen sowie Integritätssicherung signierter Dokumente über kryptografische Prüfwerte und vertrauenswürdige Zeitstempel (RFC 3161).

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach anwendbarem Datenschutzrecht insbesondere folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten;
  • Berichtigung unrichtiger Daten;
  • Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder überwiegende Interessen entgegenstehen;
  • Herausgabe bzw. Übertragung der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben;
  • Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen sowie jederzeitiger Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an support@dosign.ch. Zudem haben Sie das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu beschweren.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf dosign.ch veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer in geeigneter Weise.